Sept lois à connaître pour être plus efficace au travail

Réveil tardif, clés égarées… Un scenario catastrophe qu’on attribue tous au hasard. Or, ce processus a été théorisé par un ingénieur de l’US Air Force, Edouard Murphy. Une loi qui mérite le détour, comme six autres, pour mieux gérer son temps, son énergie et son équipe, explique Jean-Louis Muller, expert auprès de Cegos.

Fotolia_78920435_XS« La vie au travail comme à la maison, ne peut pas être mise en équation ». Il y a pourtant des dizaines de lois empiriques qui la régissent sans que nous en prenions conscience. Mises à jour par des savants ou des praticiens, elles ont fait leurs preuves. En voici sept qui devraient aider le manager à bien s’organiser.

1. Loi de Murphy : la loi des emmerdements maximum

Définition : « Rien ne se passe jamais comme on l’a prévu ».
Variantes : « le diable est dans les détails ».

Le pépin arrive toujours quand il ne faut pas et où il ne faut pas. C’est le passeport qu’on découvre non valide une fois arrivé à l’aéroport, la tartine qui tombe côté beurre. Et les petits tracas s’enchainent. Vous êtes pressé ? La voiture est en panne, il pleut, le métro est bloqué, etc. Les ingénieurs connaissent bien cette loi qui dérègle et retarde les projets. Tout processus – de recrutement, d’innovation, de production…- est une aventure pleine d’aléas. Mieux vaut chercher à les anticiper et à les réduire.

>>Faites de la paranoïa intelligente, dès que c’est important pour vous. Les explorateurs du bout du monde, par exemple, se font opérer de l’appendicite avant de partir, au cas où il y aurait nul toubib. Sur les projets les experts font des rétro-plannings et imaginent le pire. Et vous, avant votre rendez-vous capital, faites réviser la voiture.

2. Loi de Parkinson : la loi du temps qui s’étire à l’infini

Définition : « Comme le gaz, le temps se dilate jusqu’à occuper la totalité de l’espace disponible ».

Cette loi fondamentale s’applique à la gestion de son temps mais aussi de sa carrière et de sa vie. Lorsqu’on ne se fixe pas de butée horaire ou calendaire dans la réalisation d’une tâche ou la prise d’une décision, celles-ci s’éternisent. Plus, j’ai du temps pour faire une chose, plus je mets du temps à la faire. Je me dis : « On verra bien ! ». Pensez plutôt à rebours : « Qu’est-ce que j’aimerais qu’on dise de moi après cette mission ? ».

>> Il faut donc borner son temps et celui des autres. Et raisonner en termes d’objectifs et non pas de tâches à réaliser. Exemples : faites préciser le délai, lorsqu’on vous dit « c’est ASAP » (aussitôt que possible) ; fixez à 20 minutes la durée de la réunion ; commencez un mémo par la conclusion, etc. Les petits ballons de baudruche laissent moins de place à l’air qu’une montgolfière.

3. Loi de Douglas : la loi des dossiers qui s’entassent tout seuls

Définition : « Plus on dispose de place, moins on trie ».

C’est une variante de la loi de Parkinson. Plus vous avez d’espace et d’armoires pour ranger, plus vous étalez vos affaires. Ce qui fait que votre bureau ressemble plus à une aire de stockage qu’à un lieu de travail et que votre boite mail est surchargée de dossiers et sous-dossiers. Résultats : vous perdez du temps à retrouver l’information utile. Ce qui paralyse l’action.

>> Restreignez vos zones de rangement.

4. Loi de Pareto : la loi de l’éparpillement inutile

Définition : « L’essentiel prend 20% du temps et de l’espace, l’accessoire, 80%. »

Autre loi fondamentale, qui s’applique à bien des domaines : 80% des effets sont produits pas 20% des causes. Exemples : 80% du chiffre d’affaires est réalisé par 20% des clients, 80% des tâches sont traitées en 20% de temps… Ce coefficient multiplicateur est issu des bâtisseurs égyptiens de pyramides, qui ont calculé l’énergie minima pour soulever les gros blocs de pierre.

>> Inutile de gaspiller ses forces. Mieux vaut se focaliser sur ce qui vaut la peine, ces 20% qui vont causer des dégâts ou booster l’activité. Gare au perfectionnisme, au micro-management, à la lecture exhaustive des mails, etc. Apprenez à élaguer votre arbre des priorités et à doser votre effort.

5. Loi d’Illich : loi de l’acharnement inefficace

Définition : « Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine diminue jusqu’à devenir négative ».

C’est la loi des rendements décroissants. Au bureau ou à l’école, au-delà de 90 minutes, l’attention est en chute libre. Alors, inutile de prévoir des réunions de 3 heures, de s’escrimer en continu sur un dossier qui vous résiste, d’avaler un sandwich derrière votre écran à midi pour vous avancer… La journée non stop ne vous rendra pas plus efficient. Vous tomberez en apnée derrière votre PC. Variante : ce n’est pas parce qu’on met plus de monde sur un projet que ça avance plus vite.

>> Faites des pauses. Et prévoyez des blocs de travail continu de 90 minutes au maximum. Entre deux, allez prendre un bol d’air frais, papotez avec un collègue. Par ailleurs, sélectionnez les contributeurs pertinents sur un projet.

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Source : http://lentreprise.lexpress.fr/rh-management/efficacite-personnelle/sept-lois-a-connaitre-pour-etre-plus-efficace-au-travail_1522274.html

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