PARU DANS QUALITÉ RÉFÉRENCES / N°62 – FEVRIER 2014

OLP_OfficielleDe la qualité à l’ensemble des processus

Partant de la gestion de la qualité, Qualnet a su imposer ses solutions à l’ensemble des processus de l’entreprise quel que soit le secteur d’activité. Olivier Le Pape, le nouveau directeur de Qualnet nous a confié sa vision du marché et ses ambitions.

Quelle est votre vision aujourd’hui du marché des logiciels de gestion de l’information (GED…) et des grands acteurs éditeurs ou intégrateurs ?

Olivier Le Pape : Les logiciels de gestion électronique de documents et de processus sont incontestablement de plus en plus performants et simples à l’utilisation. Considérés il y a encore quelques années comme un produit de confort, ils répondent désormais à de nombreux critères nécessaires aux sociétés labellisées et aux exigences normatives. Le cloud a permis cette démocratisation et a rendu plus confortable la mobilité des acteurs des documents et des processus. Les entreprises sont plus que jamais à la recherche de technologies agiles, performantes et simples à utiliser et cesoutils mis à disposition des utilisateurs optimisent précisément les flux d’informations. Dans ce contexte actuel, le marché impose aux éditeurs d’être réactifs et d’adapter continuellement leurs offres aux besoins des clients. Faire un lo- giciel compliqué n’a plus lieu d’être. L’ergonomie, la simplicité et la perfor- mance sont troid notions clés indisso- ciables. Le logiciel doit s’adapter au métier et non l’inverse !

Est-ce aujourd’hui un marché de renouvellement ou encore de première installation ?

OLP : Aujourd’hui, nous sommes toujours sur un marché de première installation. On constate ef- fectivement que de nombreuses offres sont aujourd’hui disponibles etmalgré leur démocratisation, les entreprises tardent encore à les installer. Cela durera encore un certain temps, ce qui permettra aux utilisateurs de se faire à ce type d’outils.

Quelle est la place respective et le rôle des pure players de GED et des éditeurs offrant une « brique » GED à un outil global de gestion ? Quels sont, selon vous, les avantages et les limites des uns et des autres ?

OLP : Les éditeurs qui offrent une « brique » GED s’installent effectivement sur le marché. Ce qui est d’ailleurs très positif car cela permet au « pure players » de GED de se recentrer sur les vrais besoins des utilisateurs. Ces derniers répondent à des problématiques précises, grâce notamment à leurs nombreuses an- nées d’expérience : sécurité des documents, maintenance, utilisateurs, normes (…) et permettent le cycle de vie des documents (workflows). Tandis que les « briques » GED proposent une simple mise à disposition de documents sur un intranet. Les deux solutions sont essentielles sur le marché : certaines entreprises ont des besoins très spécifiques tandis que d’autres ont un besoin plus simple de diffusion de documents.

Quels sont pour vous les secteurs d’activités et les métiers les plus demandeurs ?

OLP : Aujourd’hui, tous les secteurs d’activités sont concernés. Ce type de solutions logicielles peut avoir un intérêt pour tous les métiers nécessitant un processus, c’est à dire un très grand nombre. On constate d’ail- leurs que nos outils sont utilisés pour des processus assez surprenants et en marge de la qualité comme le marketing, le commercial ou les ressources humaines (etc.) simplifiant ainsi le reporting intégré à ces solutions. Bien sûr, certains secteurs ont des exigences normatives plus précises et seront donc davantage demandeurs: l’industrie en particulier et dans le domaine public, les hôpitaux…

Quelles sont aujourd’hui les fonctionnalités et les applications jugées incontournables et indispensables d’une GED ou d’un outil de gestion de l’information ?

OLP : Une gestion fine de workflow de signatures est une fonctionnalité incontournable. L’intégration au SI, notamment au niveau des annuaires des utilisateurs, est également nécessaire pour les PME et les grands comptes. La GED doit pouvoir s’intégrer dans le portail intranet de l’entreprise; s’il n’existe pas, l’éditeur doit pouvoir en proposer un.
Enfin, dans une GED, la traçabilité doit être infaillible. En effet, pour répondre aux normes applicables à l’entreprise et à ses évolutions organisationnelles, un tel logiciel ne doit pas se contenter d’outils de traçabilité système (sauvegarde de fichiers, de bases de données,…). Une GED doit mettre à disposition des utilisateurs, des fonctions telles que la gestion des montées d’indices avec changement d’acteurs, le suivi des signataires sur toutes les versions de documents, le classement multi-référentiel, etc. Tous ces éléments permettront aux managers de suivre et de piloter son système efficacement à l’aide d’indicateurs de suivi, de tableaux de bord, d’outils de relance.

Quelle est la valeur ajoutée parti- culière d’une solution comme la vôtre ? A qui s’adresse-t-elle en priorité et quels bénéfices apportent la solution ?

OLP :  Les solutions QualNet destinées initialement et exclusivement à la qualité, sont des outils que, au fil de l’eau, nous avons su adapter à tous les processus de l’entreprise et à tous les secteurs d’activité. Le moteur de workflow qui compose Intraqual DYNAMIC ne nécessite aucune connaissance en informatique et s’utilise très facilement par des fonctionnels. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle il est utilisé sur de nombreux processus (commercial, ressources humaines, achats, etc). La transversalité de nos outils (GED et Workflow) offre un bénéfice appréciable pour ses utilisateurs et ses administrateurs, permettant également de mutualiser les coûts. De plus, ce sont des solutions qui s’intègrent facilement au SI et notamment dans le portail collaboratif de la structure. Grâce à leur ergonomie et leur simplicité d’utilisation, les acteurs maîtrisent aisément et rapidement les solutions et perçoivent l’outil comme un moyen et non une contrainte.

Pourriez-vous évoquer quelques exemples de vos interventions dans l’année écoulée ?

Olivier Le Pape : Cette année nous comptons un peu plus de 70 clients supplémentaires à notre portefeuille, aussi bien sur le secteur privé que public. Nous avons d’ailleurs renforcé nos équipes par le recrutement de 2 consultants fonctionnels pour pouvoir répondre à la demande. Plusieurs interventions importantes ont eu lieu sur 2013 mais deux d’entre elles ont été particulières : la mise en place de notre GED chez un grand spécialiste de l’équipement haute technologie et le déploiement de nos deux solutions chez un grand acteur de l’agroalimentaire que nous accompagnons depuis maintenant deux ans sur leur projet multi-sites*.

Enfin, selon votre expérience, pour réussir l’intégration d’un nouvel outil logiciel dans l’entreprise, quelles sont les erreurs à ne pas commettre, et les bonnes pratiques à mettre en œuvre ?

OLP : Pour réussir l’intégration d’un nouvel logiciel dans l’entreprise, il est nécessaire de respecter certaines bonnes pratiques. Dans un premier temps, il est indispensable de définir le périmètre du projet en gardant à l’esprit l’utilisateur final, qui utilise quotidiennement l’application. Nous préparons alors le chantier de dématérialisation de nos clients par un diagnostic préalable. Ces projets doivent également être portés par les pilotes des processus métiers afin d’atteindre une meilleure adéquation entre le besoin et la solution attendue. Si les processus sont transverses à l’entreprise, il est préférable que la direction soit directement impliquée. Une autre bonne pratique que nous conseillons, consiste à mettre en ligne régulièrement des workflows simples puis, dans second temps, à les améliorer. Il ne faut pas hésiter à intégrer les utilisateurs à ces phases de test : c’est ce qui permettra d’ajouter de la valeur à un processus existant, mais aussi de capitaliser sur le bon déploiement du logiciel.

Quels sont vos projections pour l’année à venir ?

OLP : Nous nous sommes fixés trois objectifs :
| Développer des packs métiers dont l’objectif est d’élargir le périmètre client initial à d’autres processus métiers susceptibles d’être informatisés.

 | La réorganisation du processus de développement opérée en 2013 va nous permettre de proposer régulièrement des nouvelles fonctionnalités ce qui va notamment se concrétiser sur la nouvelle version de notre moteur de workflow.

 |  Dynamiser notre communication client en leur proposant des contenus didactiques à travers des supports web (Mag, Newsletters, …)

Olivier Le Pape | Directeur Général QualNet.

Souce : Qualité Références | N°62 Février 2014 

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