Paru dans Qualité Références / N°59 – Mai 2013

Qualite référencesBPM et GED, deux facteurs de la politique Qualité

La performance et l’attractivité sont des données clés qui permettent à l’ensemble des acteurs économiques de se développer durablement. Dans ce contexte, les entreprises doivent positionner l’agilité et la qualité  comme des axes de développement stratégique.

De nombreux processus sont à mettre en place pour fluidifier l’organisation. Différents outils sont alors nécessaires comme la gestion de contenu, la GED, les portails collaboratifs et le BPM. Dans un premier temps, nous allons nous concentrer sur les briques GED et BPM qui représentent deux technologies à forte valeur  joutée. En effet, elles permettent de tirer parti des documents de l’entreprise et de mettre en place des circuits  de gestion adaptés.

Concrètement, gérer des documents et des processus métiers doit impérativement entrer dans le cadre d’une démarche Qualité et plus précisément répondre aux exigences de la norme.

Ainsi, selon les secteurs et les organisations, il est important de se conformer à des normes sectorielles ou plus généralistes à l’image de l’ISO 9001.

De manière générale, au niveau de la gestion documentaire, il est nécessaire de maîtriser tout le cycle de vie des documents : création, validation avec signatures électroniques avant diffusion,gestion des versions, archivage…

Opter pour des technologies de GED et de BPM permet d’accéder à différents bénéfices.

Cartographier ses processus et les organiser

Il est aisé de décrire précisément son organisation et de définir des processus par activité et par tâche, par exemple. Après avoir décrit ses processus, il suffit ensuite de les intégrer dans la gestion documentaire. A noter qu’une recherche constante d’optimisation des processus doit être réalisée pour gagner en qualité. Ce  point est donc un atout fondamental pour la réussite de la mise en place d’un système de management.

 

Mettre en place un système de gestion de formulaires « industrialisé ».

Cet axe est une composante clé de la démarche qualité. La norme nécessite d’enregistrer ce qui est réalisé dans des formulaires et de mettre en place des workflows (flux d’informations) de suivi. Par exemple : plan d’actions, réclamations clients / gestion des litiges, audits, évaluation des fournisseurs, revue de direction  et de processus,… Cela permet de définir une procédure et de ne pas pouvoir déroger à la règle définie. C’est  donc un gage de respect des exigences imposées par les approches normatives et les référentiels.

Mesurer et analyser

Enfin, les aspects liés au reporting sont indispensables. Ils permettent de mieux piloter l’activité, de  mesurer les écarts… Cela favorise l’amélioration en continu des processus et permet donc de gagner en qualité.

Au regard de ces éléments, la GED et le BPM apportent une réponse pertinente pour optimiser sa qualité. Les entreprises bénéficient alors de solutions adaptées qui les rendront plus compétitives. Dans ce contexte, les ETI comme les grands groupes modernisent leurs infrastructures et plébiscitent les outils de gestion documentaire pour gagner en agilité.

Quand GED et BPM deviennent accessibles à tous
Plus que jamais, les entreprises et les DSI sont à la recherche de technologies agiles, performantes et simples à utiliser. Dans ce contexte, force est de constater que la majorité des fournisseurs du marché tendent à faire évoluer leurs offres pour les rendre accessibles au plus grand nombre. En effet, la technologie pour la technologie ne veut rien dire. Cette dernière doit répondre à des besoins métiers et être utilisée rapidement par des utilisateurs fonctionnels. En ce sens, il est fondamental de proposer des outils de nouvelle génération qui permettent de s’affranchir de paramétrages complexes.

L’heure n’est donc plus au lancement de grands projets stratégiques, synonymes de déploiements complexes et progressifs sur de nombreuses années. Nous sommes désormais entrés dans l’ère de l’agilité  où les notions d’accessibilité et de déploiement rapide sont la règle. Bien entendu, un tel dispositif est plus ou moins évident à mettre en place en fonction du type de technologies concernées. Ainsi, les middlewares ont longtemps été cantonnés à une approche très technique qui a freiné leur utilisation dans les entreprises du middle market à la recherche de solutions tactiques.

Priorité à l’agilité
Pour autant, ces derniers vivent aujourd’hui une véritable révolution. Cela s’explique notamment par  l’émergence d’acteurs de nouvelle génération et par la maturité des offres d’éditeurs visionnaires. La GED et le workflow ne sont donc plus des « gros mots » techniques, mais des axes de productivité plébiscités par les DSI. La principale cause de cet engouement par les entreprises du middle market s’explique par l’approche concrète des solutions proposées qui permettent de mettre en oeuvre des applications très opérationnelles prenant en compte des fonctionnalités clés.

Il ne s’agit donc pas de lancer des déploiements complexes et des projets pharaoniques, mais de revenir aux fondamentaux recherchés par les entreprises. Ainsi, l’approche « boîte à outils » prend tout son sens et permet de lancer des projets réalistes sur tous types de processus métier : qualité, formation, achat… Tout  est alors possible et réalisable dans un timing et un cadre budgétaire définis.

S’appuyer sur les fondamentaux.
L’autre avantage de ce type d’approche consiste à limiter les développements spécifiques. Dès lors, les  outils de nouvelle génération tirent parti des méthodologies agiles qui contribuent à se passer de phases de  développement complexes. En moyenne, plus de 95 % du paramétrage est réalisable sans aucun code ; les 5% restants étant en général ouvert pour intégrer du code. Ce mix entre développement agile et traditionnel permet donc aux directions des systèmes d’information de bénéficier du meilleur des deux  approches.

Le BPM et la GED sont donc désormais accessibles à tous les acteurs économiques qui peuvent lancer  aisément des applications collaboratives. Cela leur permet d’optimiser leur productivité, d’améliorer la  qualité de traitement de leur processus et de gagner en performance.

Emmanuel Derrien
Directeur Général QualNet.

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