Logiciels QualNet : retour d’expérience client

QualNet ? Un outil très convivial et très viral !
SKF, Groupe d’envergure internationale et d’origine suédoise est l’un des leaders dans le secteur des roulements à billes. Le site de St Cyr sur Loire en Touraine compte plusieurs unités de production dont les roulements à billes standards, l’après-vente automobile et enfin les services.

 

photo Mme Megret

Sylvie Megret est Business Analyst pour une des nombreuses lignes de produits du groupe dont l’usine de production basée à St Cyr sur Loire en Touraine. Depuis quelques années, elle a également repris l’administration des outils QualNet. Le projet de Gestion électronique de documents et de workflow débute en 2005 pour les besoins d’un service et ne cesse de se propager depuis. L’outil se déploie alors un peu partout dans le monde.

Sylvie Megret le dit clairement : être administrateur QualNet est une fonction annexe à son poste actuel. La personne à l’origine du projet a quitté la société et son rôle se limitait alors à celui d’intermédiaire. Il a fallu pallier le départ de son collègue et c’est à cette occasion  qu’elle reprend l’administration globale de QualNet en France, mais aussi en Chine et aux Etats-Unis. Et si elle reste la seule interlocutrice pour l’outil, les équipes demeurent très indépendantes sur la création de workflows notamment. Il arrive parfois qu’elle intervienne dans le développement de certains workflows plus complexes ou sur de la formation à l’outil, mais celui-ci étant simple et particulièrement souple, ce n’est finalement que très rarement, que l’on fait appel à ses connaissances.

SKF utilise de nombreuses solutions informatiques qui selon elle, ne sont pas toujours très simples à administrer et qui manquent de convivialité. Les outils QualNet sont donc arrivés en support. La simplicité de l’outil permet de modéliser sans faire appel à des prestataires, et c’est précisément sur ce point que QualNet séduit grand nombre de services. On y retrouve une utilisation très intuitive, très concrète, le tout sans se donner de mal.

5 administrateurs, 160 licences : tous issus des métiers. La manière dont SKF utilise l’outil le rend très accessible et on s’aperçoit finalement très vite que pour des fonctionnels les outils QualNet sont très abordables! Les workflows déployés sont très variés : on y trouve des demandes de prix (c’était d’ailleurs la demande initiale), des flux de demandes de dérogations en production, la politique QSE (le service qualité) et aujourd’hui le développement produit ou l’engineering. Aux Etats-Unis, les équipes utilisent davantage l’outil sur des besoins administratifs (demandes d’achats, d’investissements). Il arrive même parfois qu’Intraqual soit utilisé comme base de données. SKF semble convaincu de la richesse de l’outil et n’hésite pas à le conseiller un peu partout et à la volée… Sylvie Megret estime à une petite semaine seulement, le temps nécessaire pour mettre en production des workflows auprès des collaborateurs. L’énorme avantage confirme-t-elle, c’est de pouvoir le faire vivre très rapidement en toute autonomie et en accord avec l’organisation de son processus. Les équipes utilisent Intraqual de façon très instinctive et trouvent le système de mails très pratique. Alors « si le workflow a bien été pensé en amont et qu’il est bien modélisé, l’expérience est vraiment super ! »

Une réponse évidente à de nombreux besoins, y compris la certification.

Le service qualité a également trouvé de nombreux avantages à l’utilisation de ce logiciel et effectivement, leur pertinence dans les différentes certifications est indéniable. Les contraintes normatives auxquelles est confrontée la société demandent l’utilisation de logiciels qui permettent de piloter les activités. Les outils Intraqual proposent des reporting précis et offre une maîtrise parfaite des différents process.

France, Italie, Chine, Etats-Unis… L’outil est traductible et a donc su traverser les frontières. En Anglais surtout, parce que c’est principalement la langue utilisée chez SKF. Dans les versions précédentes la traduction des outils montraient quelques faiblesses, ce n’est plus le cas en V9 … à voir donc si les italiens souhaitent repasser les solutions dans leur langue maternelle !

Souplesse, écoute et rapidité…

Concernant les relations avec les équipes QualNet, Sylvie Megret est conquise ! Les chefs de projets répondent présents lorsque des workflows se font un peu trop complexes ou lorsque des besoins de formations à l’outil sont nécessaires. L’approche de la migration se fait donc très sereinement. « Nous savons que nous allons être bien accompagnés »  affirme-t-elle.
Au sein du groupe, on ne parle pas vraiment de politique de déploiement et c’est justement là toute la force de l’outil ! Il se propage naturellement de site en site. De nombreux services s’y intéressent pour la simple et bonne raison qu’ils peuvent rester totalement autonomes. Et si Sylvie Megret est en négociation pour que cette application soit reprise  par l’IT,  c’est notamment parce qu’elle est consciente que l’outil propose encore de nombreuses possibilités. Aujourd’hui, c’est le manque de temps qui l’empêche de faire plus de choses… La migration en V9 sera probablement l’occasion de passer le relais.

Si QualNet accompagne historiquement les services qualité, SKF est le parfait exemple d’une société conquise par l’efficacité et les nombreuses possibilités de cet outil. Sylvie Megret en est convaincue, l’outil QualNet a su séduire un grand nombre de services.

FP – NOV 2015

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