Entretien avec l’équipe qualité de la MGP, client QualNet

casclientsLa Mutuelle Générale de la Police est client QualNet depuis fin 2012. Initialement à destination du service qualité, le logiciel Intraqual Dynamic a finalement été adopté par d’autres services dans la société. Nous avons donc voulu en savoir un peu plus sur le périmètre de leur projet et l’utilisation de nos solutions.

Entretien avec l’accueillante équipe qualité à l’origine du projet. 

Lors de votre acquisition du logiciel Intraqual Dynamic, à quoi le destiniez-vous ?
Le logiciel était exclusivement destiné à l’automatisation de la gestion des plans d’actions issus des audits internes. Dans l’équipe, nous nous sommes rapidement aperçus de ses nombreuses possibilités. Nous en avons parlé à d’autres services, et certains d’entre eux ont été vivement intéressés. Ils ont donc pris attache après des commerciaux de QualNet pour qu’une démonstration de l’outil leur soit effectuée sur les domaines qu’ils souhaitaient.
Aujourd’hui, la direction de la production a déployé le logiciel sur la gestion des réclamations. L’outil est en production depuis fin 2013 pour ce processus donné. C’est un énorme changement qui va dans le bon sens pour la centaine de gestionnaires qui, historiquement, procédaient à une saisie des réclamations sur un tableur. Aujourd’hui toutes les informations sont compilées automatiquement par Intraqual Dynamic. Le gain de temps et la fiabilité sont très appréciables.
 
Les besoins et l’utilisation ont donc considérablement évolué…
En effet, en plus des plans d’actions d’audits, on y gère les réclamations de nos adhérents. Nous avons pour projet de gérer l’intégralité des actions via l’outil, y compris les constats liés aux revues de processus, revues de direction et non-conformités.

Quels bénéfices en avez-vous retiré ?
Le logiciel était prévu initialement pour les activités liées au service qualité. Le fait de l’utiliser pour d’autres processus nous a permis d’avoir une vision globale et d’homogénéiser les outils. Le périmètre de son utilisation s’étend au fur et à mesure… et la mutualisation est une excellente chose.

Quels sont les services utilisateurs des logiciels QualNet aujourd’hui ?
Pour la gestion des plans d’action suite aux audits, pour le moment, seuls les pilotes de processus, les propriétaires de processus ainsi que les responsables l’utilisent. Pour le processus de réclamations, on compte déjà une centaine de personnes utilisatrices de l’outil. À terme, la plupart des collaborateurs y auront accès.

La formation initiale vous a-t-elle éclairés sur votre projet ?
La formation a été très intense, mais surtout très utile. Son approche plus pratique que théorique permet de mieux se projeter. Cela nous a montré que la solution s’adaptait parfaitement à notre environnement. Nous sommes même sortis des deux jours de formation avec un workflow abouti qu’il nous faut maintenant déployer auprès de nos services. À l’issue de la formation, nous avions déjà une excellente vision sur les perspectives du logiciel et de ses possibilités.

Vous avez fait appel à de l’accompagnement, quels sont les avantages ?
L’objectif de l’accompagnement était d’optimiser la gestion des statistiques et de l’export en format Word. Cela s’est avéré très pertinent car nous cherchions surtout à gagner un temps précieux en automatisant les reportings. C’est un confort non négligeable de n’avoir à appuyer que sur un bouton pour tout extraire…

Les arguments qui vous avaient fait choisir QualNet au début de votre projet sont-ils les mêmes aujourd’hui ?
Avant d’acheter l’outil et par rapport à toutes les démonstrations qui nous ont été faites, l’impression était déjà très positive. L’aspect personnalisation était primordial pour nous, c’est important d’avoir tout en main et de ne pas avoir à faire appel à un prestataire à chaque fois que nous voulons faire une modification. Inutile d’être informaticien.

Comment avez-vous connu QualNet ?
Un consultant en assurance mutuelle qui avait déjà eu l’occasion d’utiliser QualNet nous avait fortement conseillé vos outils. Il a eu raison. Le retour d’expérience est bien souvent meilleur qu’une démonstration.

Quelques mots pour définir les solutions logicielles QualNet ?
Un outil adaptable, des équipes très tournées vers le client.
Propos recueillis par QualNet. 2014

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