La Croix-Rouge témoigne à propos de nos solutions logicielles

Rudy Bogaert est le responsable qualité et des systèmes d’informations de la Croix-Rouge, plus précisément sur la branche formation dans le Nord Pas de Calais, au sein de L’Institut Régional de Formation Sanitaire et Sociale. Cette organisation très reconnue, a pour objectif de venir en aide aux personnes en difficulté en France et à l’étranger. L’association s’étend sur tout le territoire français y compris les DOM TOM et compte cinq branches d’activités principales dont : urgence secourisme, action sociale, santé-autonomie, action internationale et formation.

Dans un premier temps, Rudy Bogaert a choisi Intraqual DOC pour sa gestion électronique de documents. Rapidement, il a su repérer les avantages que pouvaient aussi lui apporter un outil comme Intraqual DYNAMIC et a donc également franchi le pas. En quelques questions, il revient sur son expérience des solutions QualNet.

croix rouge

L’IRFSS NPDC est client depuis 2009, comment le projet a-t-il été initié au début ?

En 2008, nous étions engagés dans une démarche de certification ISO 9001. Pour ce faire, nous avions développé un système documentaire en interne. A l’issue d’un audit, une non-conformité est ressortie sur ce système documentaire justement (écrasement des versions précédentes et aucune explication des modifications). Nous avons donc entamé une réflexion autour d’un potentiel outil qui pourrait s’avérer plus adéquat et plus pertinent. Nous avons bien pensé à développer (encore) en interne, mais le temps nous manquait et nous ne disposions pas des ressources nécessaires. Lors d’un salon à Paris, j’ai découvert QualNet et par rapport aux solutions que j’ai pu voir ou tester, c’est celle qui m’a parue la plus complète et la plus ergonomique. Après avoir contacté votre responsable commercial, Louis Doradoux, nous avons signé le 2 juillet 2009 et avons mis la solution en place très rapidement.

Vous avez donc commencé avec Intraqual DOC, la gestion électronique de documents. La solution a-t-elle répondu aux exigences de la norme ?

Intraqual DOC répond parfaitement aux exigences de la norme ISO 9001. Suite à sa mise en place, la non-conformité a été levée sans problème. Et en plus d’y répondre, la solution est particulièrement simple, ergonomique et complète…

Vous utilisez également Intraqual DYNAMIC pour la gestion des flux…

Effectivement, j’ai découvert Intraqual DYNAMIC par la suite. Déployer les formulaires a permis de réduire les déplacements et les mails. Aujourd’hui, ce n’est pas anodin ! Sur le workflow de déclaration des incidents informatiques, j’ai divisé par deux mes déplacements. Les problématiques sont précises et beaucoup plus détaillées. C’est tout simplement très appréciable. Nous y avons également intégré les rapports d’audit, la gestion des AC/AP, les non-conformités,… Intraqual Dynamic a été installé en 2010, et le déploiement continu encore aujourd’hui.

Nous travaillons actuellement à déployer l’outil hors qualité. Les Ressources Humaines sont intéressées par exemple… Ils appréhendent l’outil progressivement. Il y a énormément de demandes, certaines idées viennent même des utilisateurs eux-mêmes. Dernièrement, un utilisateur m’a demandé de faire évoluer le formulaire de déclarations d’incidents SI pour le rendre encore plus performant. Ils ont bien compris l’intérêt de l’outil : créer des formulaires électroniques plutôt que papier leur permet de gagner du temps et de la traçabilité ! Même si la conduite de changement n’est pas toujours évidente, cela vient petit à petit.

Quels sont selon vous les principaux avantages des solutions QualNet ?

En tout premier lieu et sans hésitation : La traçabilité ! C’est l’essence même de la qualité …

Puis l’échange documentaire est pour moi une notion importante et nécessaire. Si à l’origine le projet de GED était surtout une action curative, le fait d’avoir opté pour un outil plus élaboré nous a permis d’optimiser la gestion du projet et cela a donc été très bénéfique. Les échanges se font plus fluides et plus sûrs. Les équipes sont également très séduites. Pour l’anecdote, une des comptables a décidé d’utiliser Intraqual pour suivre les frais des salariés, exit les formulaires papiers ! Elle y a trouvé un certain confort, c’est évident.

Lorsque nous prétendons à des certifications, l’un de mes principaux arguments lorsque j’explique le fonctionnement de notre gestion documentaire, c’est la force de l’outil. Une fois de plus, cet outil est puissant, simple et répond bien aux besoins des certifications ; mais aussi et surtout aux attentes des utilisateurs. La qualité a meilleure presse depuis… Aussi, dès que je peux placer l’outil quelque part, je le fais… j’en parle systématiquement aux réunions qualité qui ont lieu tous les deux mois. J’en fais d’ailleurs régulièrement la démonstration en région.

Aujourd’hui quel est le profil des utilisateurs ?

Il n’y a pas vraiment de profils précis. Lorsque j’ai commencé à former les gens aux outils, certains pouvaient être réfractaires mais s’y sont finalement adaptés. Aujourd’hui, tout le monde ici prend conscience que la traçabilité devient indispensable, même si les échanges verbaux sont encore trop utilisés à mon sens. La direction en est convaincue elle aussi…

Rudy Bogaert a donc pris l’habitude de présenter nos solutions auprès de ses homologues en région, et aujourd’hui la région Centre a adopté l’outil. Pour lui, la force de QualNet réside clairement dans sa souplesse et sa simplicité d’utilisation. La migration sur la nouvelle version est prévue en 2016 et en tant qu’administrateur il se régale à l’avance de s’approprier une nouvelle façon d’utiliser les solutions et de les rendre encore plus performantes.

EN CHIFFRES :

Intraqual DOC (GED) : 150 utilisateurs

Intraqual DYNAMIC (Workflow) : 150 utilisateurs

FP – Oct. 2015

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