#Commentjefaispour bien gérer ma Gestion des utilisateurs - Le Mag QualNet

La gestion des utilisateurs (GU) permet de créer non seulement l’arborescence des sites et des groupes pour « ranger » les utilisateurs, mais d’attribuer des droits à ces derniers. Il est donc primordial de choisir une méthode adaptée pour bien gérer votre GU.

1.       Qu’est-ce la gestion des droits ?

Il s’agit d’organiser les autorisations des utilisateurs à réaliser des actions (créer des fiches, signer des documents) ou à accéder aux fonctionnalités des logiciels (la recherche, l’interface d’administration).

2.       Comment ça fonctionne ? 

La GU permet 2 types de gestions : la gestion unitaire et la gestion par profil.

La gestion unitaire consiste à donner les droits utilisateur par utilisateur. Cette fonctionnalité n’a d’intérêt qu’au lancement de votre projet, puisqu’il est par la suite impossible de dupliquer le paramétrage pour l’attribuer à un autre compte.

La gestion par profil est basée sur une philosophie légèrement différente : les droits sont attribués à des profils. Ces derniers peuvent se voir comme des boîtes à droits qui peuvent concerner n’importe quelle partie de l’application (DOC, DYNAMIC, GU).

Son point fort réside dans l’attribution massivement du profil aux utilisateurs. Ainsi, tout changement dans un profil sera appliqué à l’intégralité des utilisateurs qui y sont associés. Les avantages sont nombreux : gain de temps,  maintenance simplifiée, maitrise plus fine des droits attribués à un instant donné.

Il est possible dans le logiciel de mixer les deux types de gestion. Nous ne conseillons pas ce paramétrage, cela menant au fil du temps à une incertitude concernant les droits attribués.

3.       Quoi choisir ?

Parmi les choix effectués par nos clients et notre expérience, la gestion par profil est viable dans le temps. Nous vous proposons deux modes de gestion, basés sur les profils :

  • Les profils-fonctions (ou profils-poste):

Basé sur le principe que chaque fonction va être matérialisée dans le logiciel par un profil. Il vous suffit d’affecter à l’utilisateur portant la fonction le bon profil.. Exemple : Responsable Qualité, technicien de maintenance, Commercial, etc…

 

Point fort : Cette solution se marie bien avec un faible nombre de compte, qui n’aura ainsi que peu de profils (souvent un seul).

•             Les profils cumulatifs :

Basé sur un principe simple : lorsque l’on créé un profil, il ne faut lui attribuer que les droits qui justifient la création dudit profil. En d’autres termes, aucun profil n’a un doublon de droit.

Les utilisateurs vont se voir attribuer un cumul de profils, et c’est ce cumul qui leur donnera les accès adaptés à leur rôle dans les logiciels QualNet.

Exemple : le profil « collaborateur » va posséder le droit « inscrit Dynamic » puis « utilisateur Doc » et « création d’une demande de congé ». Le profil « Responsable de service » ne possèdera que les droits « validation de congé » et l’étape de signature « vérification » d’un document.

 

Point fort : Cette gestion est la plus adaptée pour conserver la meilleure visibilité et uniformité des droits attribués à l’ensemble des utilisateurs. Avec ce système, il est rare de retrouver des incohérences entre les fonctions et rôle hiérarchiques, chaque règle étant clairement portée par le profil. Cela sécurise grandement les administrateurs de la GU.

Julien Trumeau