#5Conseils pour bien choisir sa GED

Vous classez soigneusement vos documents dans une arborescence de dossiers accessibles à toute l’entreprise. Tellement accessibles d’ailleurs qu’ils sont facilement modifiables. Pour vous le classement est clair, vous avez le sentiment que l’on peut retrouver rapidement et intuitivement les procédures, les comptes rendus, les fiches de fonction et tous les documents en fait… Effectivement, pour vous c’est simple. Mais tous vos collaborateurs n’ont pas la même logique que vous et perdent probablement un temps précieux à mettre la main sur les dits documents (et souvent, soyez honnêtes… ils abandonnent !). Sans compter que Bernard est passé par là, qu’il a eu la bonne idée de reprendre un document comme trame et qu’il a cliqué sur « enregistrer ». Bilan : votre document est effacé, ou plutôt remplacé…  

Rassurez-vous, il existe des solutions pour résoudre ce problème. Encore faut-il opter pour une Gestion Electronique de Documents efficace. Voici quelques bons conseils pour bien choisir votre outil.

 

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1 | De la souplesse et de la simplicité…

Si vous optez pour une Gestion Electronique de Documents afin de répondre à une certification et/ou des contraintes normatives, il est malgré tout important de garder à l’esprit que l’application doit aussi apporter une réponse aux besoins de votre société. Une GED n’est pas censée être une contrainte et ne doit pas non plus se contenter de classer et/ou d’archiver des documents. Soyez plus exigeants et raisonnez Agilité ! Pensez à l’automatisation du traitement des documents, à leur traçabilité (cycle de signature, référencement, historique…). Fuyez les solutions trop complexes à  intégrer ! Il existe des outils qui chargent, classent, envoient en approbation et/ou en signature et certains gèrent même les relances et les révisions !

Oui, oui… une GED est censée vous faire gagner un temps précieux… et non l’inverse !

2 | …de la personnalisation !

Pour être adoptée sans problème par vos collaborateurs, une GED doit être cohérente avec l’image de votre entité ! Certains éditeurs permettent une personnalisation de votre application autant de fois que vous avez de business unit. Cela vous semble être un détail ? Vos collaborateurs conserveront quelques repères, c’est tellement mieux de se sentir comme à la maison !

3 | Une arborescence claire et bien pensée.

Outre les fonctionnalités qu’une GED peut proposer, son principal objectif est d’optimiser la gestion et l’organisation de vos documents. Une arborescence cartographiée et pensée dès le début du projet permet ensuite un accès et une recherche simple et rapide. Les outils de gestion documentaire offrent d’emblée un système efficace de versionning et de référencement automatique du document. La recherche devient un jeu d’enfant !

4 | Une gestion des utilisateurs simple à administrer

La gestion des utilisateurs est souvent complexe. Découpez, pensez, repensez et organisez la manière dont vous allez affecter les droits à vos collaborateurs. Tous n’ont pas les mêmes besoins de rédaction, de consultation, d’administration,… la flexibilité des profils gérés comme une carte d’accès donnant X droits à un certain nombre de personnes simplifie la gestion des utilisateurs (c’est simple non ?) Il est IN-DIS-PEN-SABLE qu’elle soit souple et cohérente aux besoins de l’entreprise et à son organisation. Vous gérerez ainsi à la perfection le turn-over et les mouvements internes.

5 | Peut-elle évoluer ?

Avoir une GED c’est bien. Si elle peut évoluer c’est encore mieux ! Lorsque vous mettez en concurrence plusieurs éditeurs, n’oubliez pas d’aborder la notion d’évolution, de demandes d’améliorations, de priorisations.  Effectivement, à l’utilisation vous allez constater de nouveaux besoins. La plupart des éditeurs sont aujourd’hui très à l’écoute des besoins des utilisateurs et font évoluer leurs solutions en ce sens. Reste à étudier la manière dont ils le font !

Vous voilà parés pour l’acquisition d’une Gestion Electronique de Documents ! Finies les versions obsolètes et les documents passés à la trappe. Optimisez votre quotidien, vous avez désormais toutes les cartes en main… 

FP – Octobre 2015

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