#5 Conseils pour un PLAN D’ACTION

Designer's Desk with Architectural Tools and NotebookC’est décidé, le plan d’action que vous êtes en train de mijoter sera bon, voir très bon ! Vous le préparez minutieusement et y passez même quelques soirées. Et d’un seul coup : il s’essouffle … Il n’est pas mis à jour, vos classeurs Excel plantent, vous entendez dans les couloirs : « On ne m’a rien dit », « je n’étais pas au courant ! », et quand vous discutez avec les autres processus qui pourtant travaillent dans le bureau d’à côté, ils ne se doutaient de rien…

Les plans d’actions survivent rarement au temps et encore moins aux chaleurs estivales… Voici nos conseils pour faire (sur)vivre vos plans d’actions !

1. L’important, c’est les bases !

Un plan d’action c’est au minimum : Tâche / Pilote / Délais. Définissez les tâches et les rôles de chacun (ne désignez pas un groupe ! Un pilote suffit, libre à lui de déléguer ensuite…). Fixez des délais (raisonnables et réalistes). Deuxième concept de base, gardez une trace écrite de son plan d’action : c’est tellement simple que ce n’est pas toujours le plus évident ! Pourtant écrire noir sur blanc ses axes principaux et entrer dans les détails est un excellent moyen de ne rien oublier. Combinez tout cela et vos équipes se projetteront davantage : donnez  de la visibilité sur l’avancement du projet.

2. Ne lésinez pas sur la communication !

Communiquez sur votre plan d’action est essentiel pour le bien-être et la motivation de l’équipe, sans compter que cela permettra à chacun de mieux gérer son stress. Faites des mises à jour régulièrement, valorisez les tâches terminées (sans stigmatiser celles qui ne le sont pas) et affichez-les dans le bureau. Et pourquoi ne pas informer votre service communication interne (si vous en avez un) de la bonne réalisation des actions ? C’est une façon de valorisez la réussite du plan d’action et de valorisez le travail de vos collaborateurs : affichez tout en grand, à côté de votre tableau à post-it (parce que vous le savez  que nous sommes fans des post-it !).

3. Stay focus : un plan d’action, ça se termine ! 

Définissez le périmètre de vos actions pour ne pas déborder. Un plan d’action a pour but de se terminer : allez jusqu’au bout de l’action sans apporter de modifications, sinon il évoluera en permanence et c’est là que ce n’est jamais fini. C’est humain de toujours vouloir faire évoluer la tâche, alors autant en créer une nouvelle vous ne croyez pas?

4. Préférez le collaboratif au travail en solo.

Et oui, aller vers les gens et les aider, ça a du bon aussi pour les plans d’actions ! Une meilleure circulation de l’information en le tenant à jour c’est essentiel. Ayez de simples réflexes : échangez sur les problèmes rencontrés, sur les pourcentages réalisés d’une tâche, … Collaborez et vous pourrez mieux mesurer l’avancement des actions et vous aurez une meilleure visibilité de l’état d’avancement. Et puis, échangez… il faut avouer que c’est plus agréable !

5. Équipez-vous des bons outils.

Les mails, les tableurs ont leurs avantages, certes, mais ils ne suffisent pas. Aujourd’hui de nombreux outils offrent une traçabilité sans faille, une automatisation des statistiques, une relance automatique des tâches qui, sans parler du gain de temps, vous donne une vue globale de votre plan d’action en un clic.

Si vous considérez que les plans d’actions sont stratégiques pour votre entreprise, adopter la bonne attitude et investir dans un outil optimisant votre suivi, c’est déjà faire un pas énorme.

 QualNet – Septembre 2014

Comments are closed.